Illustrations (2)
Pour une gestion plus complète... sans sombrer dans l'incompréhensible
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- La feuille de route (schéma logique de travail)
Outil de communication numéro un pour donner à tous la vision de l'action et partager l'intelligence du processus projet et de son pilotage.
Technique banale utilisée dans de nombreuses situations (carte routière, plan de vol, navigation, notice de montage, ...), cet outil est régulièrement zappé en raison des techniques de conception impossibles à mettre en oeuvre par de gens « normaux ».
Ici, la feuille de route, calquée sur le modèle des dossiers européens, est assortie d'une méthode de construction basée sur le problem solving... Une démarche que tout le monde peut pratiquer sans apprentissage... C'est un "coup à prendre".
Voir d'autres exemples de feuilles de route dans la colonne de gauche du site
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- Le dossier projet
C'est évidemment l'outil central que se doit de constituer un responsable projet. Il n'est pas compliqué : il réunit avec logique la documentation normale créée pour piloter le projet.
Bien sûr, il est l'outil de base a créer pour tout projet porté au CIR. Il sera précieux lors de toute demande de l'administration !
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- La plate-forme CIDproject
Outil en ligne éprouvé pour accueillir et rendre visible les bases de la gestion simplifiée de projet, Il suffit pour décrisper questionnements et suspicions qui peuvent circuler autour des projets.
C'est un dispositif construit autour des outils simples de la Gestion simplifiée de projets CIDproject - portefeuille de projets - l'identité projet - la fiche de suivi et son historique
Des automatismes ont été introduits dans le fonctionnement pour que les actions de suivi ne soient jamais oubliées et pour assister dans la prise de pratique jusqu'au réflexe définitif.
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Le processus type de l'activité gestion de projets
La finalité recherchée est la mise en pratique routinière d'un dispositif de gestion de projets au travers d'un processus systématisé.
Celui-ci comprendra, aux périodicités adéquates :
- la revue du portefeuille de projets : niveau "dirigeant"
Elle consiste :
* à valider et acter l'entrée et la sortie de projets du système ou leur modification,
* à examiner avec systématisme "tracé" si les projets introduits au dispositif de suivi sont effectivement correctement gérés,
* à mettre en évidence les écarts,
* à proposer les mesures correctives de relance,
* à contrôler les relances,
Cette revue associera
* un collaborateur "gardien de la qualité de la méthode" qui animera notamment la procédure de revue,
* les responsables de services chargés de suivre les projets en gestion.
On est à ce stade en suivi "qualitatif" du fonctionnement du dispositif de gestion.
- les revues techniques des projets : niveau "services"
Une entité regroupe 10 à 15 projets de façon à répartir le suivi par service (ou par thématique repérable).
Elle consiste :
* à vérifier que chaque projet est correctement géré par son animateur,
* à effectuer à titre périodique la revue des projets de l'entité (ou du service) à partir d'un reporting préalablement déposé sur le plate-forme,
* à acter les écarts,
* à proposer les mesures correctives,
* à confirmer ou modifier les configurations de gestion en cours,
* à créer et enrichir le style du reporting.
On est à ce stade dans le suivi "technique" des projets.
- les validations périodiques des projets : niveau "responsables projets"
Chaque projet intégré dans le système de suivi fonctionne sur la base d'un animateur et d'un valideur.
Les validations consistent, à chaque édition d'un document de suivi, à donner "quitus" au rédacteur de celui-ci accréditant que le contenu de ce document reflète bien la situation du projet au moment de son édition.
Les validations périodiques peuvent être réalisées lors des revues d'entités.
